Documentos Legales – Tipos, características, ejemplos!

documentos legales

¿Qué son los documentos legales?

Probablemente has escuchado muchas veces el término “documentos legales”, pero…¿de qué se trata realmente?

Se considera como documentos legales a todo el conjunto de escritos públicos que acreditan fehacientemente todo tipo de hechos o actos confiriéndoles el carácter de auténticos.

Por lo tanto, este tipo de documentos sirven para testimoniar de forma probatoria en un sentido amplio.

Se consideran legales, ya que revisten un carácter legítimo, de forma similar como sucede con un pagaré, aun cuando son usados en cuestiones civiles representan igualmente una obligación.

Su característica fundamental es que debe ser aceptado legítimamente por los individuos intervinientes en el acto que este establezca, detalle o determine.

Resumiendo, podríamos decir que estos documentos surgen como consecuencia de la mutua aceptación de una cuestión.

Generalmente se trata de documentos como compromisos de pagos (pagarés), recibos, algunos tipos de contratos, actas, etcétera.

Para que los documentos legales sean válidos y legítimos, deben estar presentes dos características distintivas: deben estar firmados por las personas intervinientes y contar con el correspondiente sello que certifique la autenticidad.

Además, para que sea un documento oficial, un funcionario gubernamental debidamente designado y autorizado, debe avalar la legitimidad del mismo.

¿Cuál es la finalidad de los documentos legales?

O dicho de otra manera, ¿para qué sirven los documentos legales? La finalidad de los documentos legales son registrar y comunicar ciertos actos o hechos formalmente y según ciertas normas.

Estos siempre deben conferir o garantizar algún tipo de derecho, generar obligaciones o constituir relaciones contractuales. Es decir, formulan este tipo de cuestiones formalmente y según criterios legales previamente establecidos.

Avalan convenios

Este tipo de documentos son fundamentales cuando es necesario dar garantías a las partes, al firmar un convenio sobre algo en particular.

Y como reúnen todos los requisitos obligatorios que requiere un documento legal por la legislación nacional, tienen justamente ese carácter.

A diferencia de los documentos “no legales” representan un completo resguardo que da seguridad a los firmantes involucrados.

Dar legalidad a un hecho

Son el instrumento a través del cual se legaliza un determinado acto, como por ejemplo, al obtener un pasaporte puedes viajar legalmente al exterior o un acta de matrimonio, legaliza la unión civil entre dos personas.

Hacer constar pertenencia

También permiten determinar la propiedad de los distintos bienes, muebles o inmuebles y de esta forma confieren seguridad a los individuos de que nadie puede apropiarse de lo suyo.

Existen distintos tipos de documentos legales y para finalidades muy distintas, aunque los más comunes o que la mayoría conoce o alguna vez ha tramitado son:

  • Acta de nacimiento
  • Acta de matrimonio
  • Acta de defunción
  • CURP (en México)
  • Licencia de conducir
  • El pasaporte
  • Título profesional
  • Cartilla militar

En las siguientes líneas, haré un ligero resumen de los documentos legales más usuales:

Acta de nacimiento

Es el primer documento legal de toda persona. Lo expide el Registro Civil correspondiente al lugar de nacimiento y su finalidad es justamente, dar fe y registro oficial del nacimiento de una persona dejando expresa constancia de sus datos de identidad.

Escrituras y Títulos

Estos son otros documentos muy valiosos que estarán presentes prácticamente a todo lo largo de nuestras vidas. Sirven para certificar la propiedad de bienes inmuebles, en el caso de las escrituras y sobre la titularidad de un vehículo, en el caso en el título registral automotor.

CURP – Clave Única de Registro de Población

Tal como la nomenclatura misma lo indica, se refiere al documento que, mediante un código alfanumérico de 18 caracteres, identifica de forma única, a cada ciudadano mexicano.

Credencial de elector

También es un documento exclusivo de México, el cual permite a sus ciudadanos hacer ejercicio del derecho a voto en cualquier etapa de un proceso electoral. También es válida como un documento oficial de identificación acreditado.

Cartilla militar

En México, existe este documento particular que acredita que todo hombre ha cumplido con el correspondiente servicio militar.

Licencia de conducir

Otro documento de vital importancia para la mayoría de las personas. Este habilita a su titular a circular por la vía pública con sus vehículos.

Pasaporte

Otro valioso documento cuya principal características es la de posibilitar trascender las fronteras nacionales. Este es emitido por el gobierno nacional y autoriza el legal egreso e ingreso al país de las personas.

Visa

Este particular y a veces tan deseado documento, tiene la particularidad de ser emitido por un país diferente al del individuo.

Es usual verlo adjunto al pasaporte ya que este posibilita o valida el ingreso o egreso de un país.

Cédulas profesionales

Este tipo de documentos generalmente son emitidos por las entidades que regulan cada profesión y son los que habilitan para el ejercicio de la profesión.

En ciertos países le llaman Colegios Profesionales, Asociaciones Profesionales o en el caso de México, Dirección General de Profesiones.

Documentos administrativos

Ahora bien, los documentos administrativos, por su parte, representan el instrumento mediante el cual se registran todos los actos inherentes a la administración pública en todos sus ámbitos.

¿Cuáles son las principales finalidades de los documentos administrativos?

Los documentos administrativos persiguen principalmente dos objetivos:

Dejar expresa constancia

Este tipo de documentos dan fe por escrito de las diligencias realizadas según se registran en los documentos administrativos.

De esta manera, las actuaciones tienen una existencia física y cronológica que acreditan su existir y a la que los interesados pueden consultar de ser necesario; qué hecho fue registrado, las posibles consecuencias y hasta reflejar los errores que pudieron producirse.

Documentar las comunicaciones

Los documentos administrativos también representan un canal de comunicación de todos los hechos ocurridos en la dependencia administrativa.

Y no solamente es una vía de comunicación interna, es decir, entre los distintos actores de la administración, sino que también sirven como herramienta fundamental para hacer dinámica la comunicación externa entre las distintas entidades de la Administración, los individuos de la comunidad y otras instituciones.

Documentos administrativos – Características principales

Hay ciertas características que debe cumplir todo documento para que sea considerado un documento administrativo, a saber:

Producir efectos

Un documento administrativo siempre debe producir un efecto determinado, ya sea en la organización que se produzca o en terceras personas.

Por esto, por ejemplo, un extracto o resumen bancario, no entra dentro de esta clasificación.

Deben ser emitidos por un organismo administrativo

Aunque parezca obvio aclararlo, todo documento administrativo, siempre debe ser emitido por un organismo perteneciente a la administración pública.

Emisión válida

Para que un documento sea válido, al momento de su emisión se deben cumplir varias formalidades para dar cumplimiento según las normas administrativas lo requieran.

¿Por cuánto tiempo deben conservarse los documentos administrativos?

Esta es una pregunta bastante usual que se hacen muchas personas. Y la realidad es que todo depende del documento en cuestión.

Como podrás imaginar, una escritura de un inmueble, no creo que alguien pueda pensar en “no conservarla”. En el caso de facturas o recibos, por ejemplo, generalmente se deben conservar por determinados períodos.

Hay otros, como actas de nacimiento o matrimonio que si bien es importante tener en nuestro poder, podemos gestionar una copia con cierta facilidad. E incluso en muchos países, para ciertos trámites donde debes presentarlas, requieren que la fecha de expedición sea reciente.

Los contratos

Este documento administrativo lo he dejado para el final, sólo por una cuestión de que prácticamente todo el mundo sabe qué es un contrato.

Y si bien, hay de distintos tipos y para diferentes finalidades, generalmente sirven para dejar registrado por escrito, ciertas condiciones que se pactan de común acuerdo o se aceptan declarando aceptar al momento de firmar.

Otra cuestión que cabe mencionarse es que en la mayoría de los documentos administrativos y documentos legales, se manejan ciertos términos que son propios de cada actividad, ámbito o dependencia. Conocerlos es vital para poder confeccionarlos de forma correcta y válida.

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