¿Qué es el Organigrama de una Empresa?

Organigrama de una Empresa
4.8/5 - (27 votos)

El organigrama de una empresa es un diagrama que representa visualmente la estructura y jerarquía internas de dicha organización.

A menudo se lo denomina organigrama o diagrama organizativo. Por lo genera el organigrama de una empresa muestra los roles, las responsabilidades y las relaciones entre los individuos dentro de una entidad, desde el gerente hasta los trabajadores.

Los organigramas representan una empresa en su totalidad o desglosan un departamento o unidad específicos.

En empresas más grandes, también puede representar los diferentes departamentos o equipos funcionales y las relaciones entre ellos.

Tipos de Organigramas

Principalmente se distinguen 4 tipos de organigramas diferenciados por su estructura:

  1. Jerárquico, vertical, funcional o de arriba hacia abajo: Este tipo de organigrama es el más común y representa una estructura comercial tradicional. Los ejecutivos de nivel C van a la cima, la alta gerencia está representada a continuación, luego la gerencia media, y así sucesivamente. Estos organigramas a menudo se dividen en departamentos como ventas, marketing y IT. Muestran el rol de todos dentro de la organización y todos los empleados están agrupados por sus roles similares.
  2. Estructura divisional: Un organigrama divisional representa un negocio que está organizado por líneas de productos o ubicaciones geográficas. Considere una empresa como General Motors y cómo podría crear divisiones basadas en cada tipo de producto, como sedanes, autos deportivos, camionetas y SUV. Sin embargo, cada división también puede incorporar su propia estructura funcional como ventas y marketing. Este tipo de organigrama se utiliza cuando las divisiones son independientes entre sí.
  3. Organigrama matricial o de matriz: Un organigrama matricial refleja las empresas en las que puede dividir a los empleados en equipos en los que cada empleado informa a dos o más gerentes en lugar de a uno solo. Cada empleado puede tener un gerente principal, pero también un gerente de proyecto bajo el cual trabajan. Este tipo de organigrama facilita una mejor comunicación y crea un entorno de trabajo más flexible que es lo suficientemente ágil para cambiar rápidamente, pero también puede crear cierta confusión.
  4. Organigrama plano u horizontal: Una estructura de organigrama plano no muestra ningún (o pocos) niveles de gestión entre ejecutivos y otros empleados. Su objetivo es potenciar la autogestión y se basa en las capacidades adecuadas de toma de decisiones para todos los empleados. Las empresas más pequeñas lo utilizan con mayor frecuencia, pero incluso las grandes empresas ocasionales utilizan este tipo de organigrama.

Ventajas o beneficios de un organigrama empresarial

Podría enumerar una gran lista con las ventajas que el organigrama de una empresa brinda, pero a continuación resumiré los 10 más importantes, a mi criterio:

  1. Un organigrama muestra visualmente la estructura organizacional de una empresa y las distintas jerarquías dentro de la organización.
  2. A partir de un organigrama, un empleado sabrá a quién informar y a quién contactar cuando ocurra un problema.
  3. El organigrama ayuda a los empleados a aclarar sus roles y responsabilidades para mejorar el desempeño de los empleados.
  4. El organigrama puede ayudar a los nuevos empleados a aprender rápidamente sobre la empresa y su propio puesto.
  5. El organigrama moderno también se puede utilizar como una herramienta eficaz para administrar la información de los empleados al guardar los datos de los empleados en el organigrama.
  6. Ayuda a prevenir la superposición o duplicación de trabajos.
  7. Ayuda a identificar claramente los trabajos y tareas, a fin de evitar la superposición o duplicación de trabajos.
  8. El organigrama puede ayudar a los gerentes a administrar la carga de trabajo de manera efectiva. Con un organigrama, está claro cuántos empleados hay en un departamento determinado, o cuántas unidades debe hacerse cargo un gerente.
  9. Ayuda a tomar decisiones rápidamente. Sobre la base de una visualización clara de la estructura de la organización, tendrá una visión clara de cómo cada departamento ha hecho el trabajo y cuál es la dirección futura.
  10. Con un organigrama, es fácil ver los canales de promoción y promover la asignación óptima de personal.

Desventajas de no contar con un organigrama

  • Potencial de duplicación y superposición de trabajo, aumentando el desperdicio de recursos debido a roles y responsabilidades indefinidos.
  • Comunicación y coordinación acentuadas entre sus equipos y empleados debido a canales de comunicación e informes indefinidos.
  • Posibilidad de administrar mal el trabajo y asignar recursos de manera ineficiente, lo que provoca agotamiento o falta de carga.

Ya sea que esté comenzando o haya estado en el negocio por un tiempo, crear y mantener un organigrama empresarial puede ser una forma extremadamente útil de ilustrar cómo opera su empresa y también puede usarse para mostrar cómo va a crecer y cambio en el futuro.

¿Es necesario un organigrama en una empresa pequeña?

La respuesta es totalmente sí ya que permite comprender la estructura de jerarquía, roles y responsabilidades en una mirada rápida.

En muchos casos, el desarrollo y la actualización de este cuadro será competencia del departamento de recursos humanos de su pequeña empresa, pero si actualmente no tiene una rama de recursos humanos separada (o incluso si la tiene), vale la pena comprender cómo funcionan estas tablas para crear uno.

En esta guía, por lo tanto, explicaremos exactamente cómo crear un organigrama empresarial en cuatro pasos simples.

Analizaremos los diversos tipos de estructuras de organigramas que puede elegir, así como los diferentes objetivos que debe considerar al crear un organigrama para su empresa.

Cómo crear un organigrama empresarial

Aunque mirar ejemplos de organigramas empresariales puede resultar abrumador, la creación de uno de estos diagramas para su empresa se puede dividir en cuatro sencillos pasos.

Al realizar este proceso paso a paso, podrá decidir qué tipo de gráfico es mejor para su negocio y, en última instancia, desarrollar una tabla (como muchos otros documentos operativos que tiene) que se puede utilizar a lo largo del ciclo de vida de su negocio.

Con esto en mente, comencemos:

Paso 1: Decide cómo estructurar el organigrama de tu empresa.

El primer paso para crear un organigrama para su empresa es decidir qué tipo de organigrama desea utilizar.

Generalmente, hay cuatro diseños populares a considerar y querrá elegir el que mejor se adapte a las necesidades de su negocio.

Organigrama Jerárquico

Para comenzar, un diagrama jerárquico comienza en la parte superior de la empresa y avanza hacia la cadena de mando (como puede ver a continuación).

Una línea vertical entre individuos indica que el empleado de arriba supervisa directamente al empleado de abajo.

Las jerarquías también muestran relaciones laterales, donde dos personas están en pie de igualdad dentro del marco empresarial, pero aún pueden colaborar o compartir responsabilidades; estos gráficos utilizan líneas horizontales para conectar a los trabajadores laterales.

Organigrama Jerárquico

El organigrama de la empresa aquí muestra cómo está estructurada la empresa, comenzando con el CEO y progresando a través del resto de la empresa.

En general, la mayoría de las pequeñas empresas utilizan un organigrama jerárquico porque es la opción más sencilla.

Dicho esto, puede usar este tipo de organigrama empresarial incluso si solo tiene algunos nombres para completar; a medida que su empresa crece, es fácil agregar nuevos empleados.

Organigrama Divisional

Organirama Divisional

A continuación, puede considerar un organigrama empresarial divisional si su empresa es lo suficientemente grande como para dividir a los empleados en departamentos.

Este tipo de diagrama muestra el jefe de cada departamento y todas las personas que le reportan.

Un gráfico funcional no es completamente distinto de un gráfico jerárquico, pero tiene un énfasis ligeramente diferente en función de los diferentes departamentos.

En el siguiente ejemplo, cada cuadro tiene texto ficticio, pero esto es lo que le recomendamos que enumere para cada individuo.

Puede utilizar esta misma información en todos los organigramas de pequeñas empresas:

  • Nombre del empleado (déjelo en blanco si el puesto está abierto)
  • Departamento (ventas, marketing, contabilidad, operaciones, etc.)
  • Puesto o cargo (representante de ventas, supervisor, gerente de cuentas)
  • Descripción de las funciones (una o dos frases breves deberían ser suficientes)
  • Ubicación (si tiene más de una oficina)
  • Información de contacto (dirección física, número de teléfono o extensión, número de teléfono celular de la empresa, dirección de correo electrónico del trabajo)
  • Foto (para reconocerse con facilidad)

Como puede ver, aunque el organigrama funcional de la pequeña empresa es bastante similar a la opción jerárquica, este diagrama puede ser útil para distinguir departamentos, brindando una visión más amplia de cómo funciona su empresa de esta manera específica.

Organigrama Matricial

Organigrama Matricial

La tercera opción, denominada matriz u organigrama empresarial multifuncional, es útil si los trabajadores dependen de varios supervisores.

Al igual que los gráficos jerárquicos, los organigramas matriciales ilustran las relaciones de supervisión inmediatas entre los empleados, pero también muestran el director del proyecto, el equipo o el departamento al que informa un empleado.

Como puede ver en el siguiente ejemplo, las líneas continuas indican una vez más que una persona es el administrador principal de la persona que está debajo de ella.

Las líneas punteadas demuestran una conexión de informes menos directa, pero no obstante importante.

Como muestra este organigrama del Project Management Institute, el organigrama matricial de pequeñas empresas suele ser utilizado por empresas con jefes de proyecto que trabajan en diferentes equipos.

De manera similar, puede encontrar que las empresas basadas en productos, investigación e ingeniería tienen más probabilidades de utilizar este tipo de diagrama para ilustrar su estructura comercial.

Organigrama Horizontal o Plano

Organigrama Plano u Horizontal

Una estructura de organigrama plano no muestra ningún (o pocos) niveles de gestión entre ejecutivos y otros empleados.

Su objetivo es potenciar la autogestión y se basa en las capacidades adecuadas de toma de decisiones para todos los empleados.

Las empresas más pequeñas lo utilizan con mayor frecuencia, pero incluso las grandes empresas ocasionales utilizan este tipo de organigrama.

Organigrama Circular

Últimamente también se ha empezado a considerar un nuevo tipo de organigrama: el “circular” por lo que creo necesario incluirlo también.

Organigrama Circular

El diagrama circular se ha vuelto cada vez más popular, especialmente entre las pequeñas empresas emergentes que desean descartar las jerarquías comerciales tradicionales.

La idea detrás de estos gráficos (que se muestran a continuación) es que todos los equipos, y los empleados que los componen, desempeñan un papel igualmente importante en la empresa.

Una vez más, aunque este ejemplo muestra texto ficticio, puede ver cómo completaría el gráfico en función de la información de su empresa.

Cada departamento forma un radio en la rueda y los empleados dentro se enumeran en cada sección.

Como comentamos anteriormente, debe completar la información esencial de cada empleado: nombre, cargo, descripción breve, información de contacto, etc.

En última instancia, este primer paso puede llevar tiempo; querrá considerar su negocio tal como existe ahora y cómo desea que crezca; de esa manera, puede determinar cuál de estas cuatro opciones de organigrama funcionará mejor para ilustrar la estructura de su empresa.

Paso 2: recopile la información de los empleados y categorice los datos.

Ahora, una vez que haya decidido el tipo de organigrama empresarial que utilizará, el resto del desarrollo de su gráfico es bastante sencillo.

Por lo tanto, para su próximo paso, querrá escribir una lista de todos los empleados de su empresa e incluir la información pertinente sobre ellos que mencionamos anteriormente.

Si seleccionó un gráfico jerárquico, colocará a cada individuo en su orden correcto en la lista.

El propietario de la empresa ocupa el primer nivel, cualquiera que le informe directamente pertenece al segundo nivel y el gráfico avanza desde allí.

Si elige un gráfico funcional o circular, organizará su lista por departamento, como se muestra en los ejemplos que explicamos anteriormente.

Finalmente, si optó por un organigrama matricial para pequeñas empresas, querrá asegurarse de tomar nota de todas las relaciones de supervisión.

Paso 3: decida cómo completará el organigrama de su empresa.

Una vez que haya reunido toda la información que necesita para sus empleados y la haya categorizado según el tipo de gráfico que ha seleccionado, querrá determinar cómo completará su gráfico.

Como vio en nuestros ejemplos anteriores, hay imágenes y plantillas de organigramas para pequeñas empresas que puede descargar y editar con un programa de software como Adobe Photoshop.

Por otro lado, puede optar por crear el organigrama de su empresa en un programa simple y confiable que ya tenga, como Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint o Word) o Google Sheets.

También tiene la opción de comprar una plantilla de un proveedor como SmartDraw o Lucidchart.

Sin embargo, para aprovechar al máximo su inversión, puede considerar comprar un software de RR.HH. o nómina que incluya esta funcionalidad (entre otras características).

Como ejemplo, la plataforma todo incluido de Gusto le permite crear un organigrama dentro de su sistema, así como administrar sus tareas esenciales de nómina y recursos humanos.

Aunque técnicamente, puede diagramar el organigrama de su pequeña empresa a mano, si usa una plantilla o software en línea, puede modificar su gráfico con facilidad a medida que su negocio se expande y el personal cambia.

Paso 4: Complete el organigrama de su empresa y archívelo de forma segura.

Finalmente, una vez que haya elegido cómo completará su organigrama, estará listo para completarlo.

Con los datos que ha recopilado, completará cada cuadro o rama del gráfico que haya elegido.

Una vez más, si su diagrama es jerárquico, comenzará con el propietario o director ejecutivo de la empresa en la parte superior.

Luego, creará un cuadro debajo del propietario para cada persona que sea un informe inmediato y trazará una línea vertical sólida desde el propietario hasta cada uno de estos supervisados.

Continuará este proceso para cada capa en la cadena de mando de la empresa y descenderá en la escala corporativa hasta que haya colocado a todos los empleados en el gráfico.

Si su gráfico es un diseño funcional, completará los cuadros principales con la información del jefe de cada departamento y el resto con la información de cada individuo que administran directamente.

Seguirá el mismo procedimiento con un gráfico matricial; sin embargo, con este gráfico no olvide incluir a los gerentes secundarios al lado de cada departamento y hacer líneas de puntos (o alguna otra distinción) entre los cuadros para representar esos supervisores adicionales relaciones.

Por último, con un gráfico circular, agregará la información de los empleados y los deberes de cada departamento al sector circular correspondiente, y su diagrama estará completo.

Una vez que haya completado el organigrama de su pequeña empresa, querrá asegurarse de guardarlo en un lugar seguro, si no está utilizando un software de recursos humanos u otro programa que le permita guardarlo dentro de ese sistema.

Querrá tener a mano su organigrama para actualizarlo a medida que su negocio crezca y cambie.

En este sentido, también es útil almacenar una copia de su organigrama en un servidor, unidad o portal de empleados compartido de la empresa para que todos en su empresa puedan verlo (pero no cambiarlo); de esta manera, todos en su organización pueden comprender cómo está estructurada la empresa y consultar el cuadro según sea necesario.

Plantillas de organigramas para pequeñas empresas

Si no está listo para invertir en una plataforma de software para crear su diagrama, es posible que le interese explorar diferentes plantillas de organigramas para pequeñas empresas.

Como mencionamos, existen soluciones conocidas, como Microsoft Office, que ofrecen plantillas de organigramas que puede descargar y usar para su negocio.

Veamos algunos ejemplos:

Microsoft Office: dentro de la sección de plantillas del sitio web de Office, puede encontrar varias plantillas gratuitas de organigramas comerciales que puede descargar de forma gratuita y personalizar en PowerPoint, Word o Excel.

Para una opción de gráfico jerárquico simple, puede comenzar con este «Organigrama mínimo».

24Slides: Entre otras opciones de plantillas de negocios, 24Slides ofrece plantillas gratuitas de organigramas para pequeñas empresas que puede copiar y editar en Presentaciones de Google.

También ofrecen estas plantillas en diferentes tipos, incluido el gráfico jerárquico clásico, así como el gráfico circular.

Canva: plataforma de edición de imágenes y gráficos Canva le permite diseñar y personalizar su propio organigrama empresarial (de forma gratuita, solo necesita registrarse para obtener una cuenta) utilizando su sistema.

Vizzlo: aunque Vizzlo ofrece planes de pago, con su versión gratuita, puede acceder a más de 100 tipos de gráficos diferentes, incluidas las plantillas de organización de pequeñas empresas.

Además, tiene la opción de editar su plantilla dentro de Vizzlo, o crear su gráfico directamente en PowerPoint o Google Slides usando una integración de Vizzlo.

Por supuesto, estas son solo algunas opciones; existen numerosas plantillas y ejemplos adicionales que puede encontrar buscando y navegando en línea.

Como hemos mostrado en nuestra guía de cuatro pasos, crear un organigrama empresarial puede ser un proceso bastante sencillo y sencillo.

Sin embargo, si recién está comenzando o no tiene un empleado o departamento dedicado para trabajar en el desarrollo de este gráfico, es posible que se pregunte si realmente necesita un organigrama.

En última instancia, la decisión depende de usted, pero, con este fin, vale la pena repasar algunos de los beneficios de uno de estos diagramas y por qué pueden ser tan útiles para su pequeña empresa.

Clarificar la estructura de gestión

Si recién está comenzando su negocio, el proceso necesario para construir un organigrama empresarial lo obliga a distribuir oficialmente las tareas y desarrollar los roles de cada individuo y el propósito de cada departamento en su empresa.

Esto evita confusiones más adelante, a medida que su negocio crezca.

Por supuesto, siempre puede reestructurar el organigrama de su empresa en el futuro; sin embargo, si describe las expectativas para cada puesto desde el principio, ya está un paso adelante en el proceso empresarial.

Por otro lado, si su empresa está más establecida, un organigrama empresarial ayuda tanto a los empleados nuevos como a los existentes a comprender dónde encajan dentro del marco de la empresa, lo que aclara cualquier pregunta relacionada con la cadena de mando.

Esta transparencia ahorra tiempo y aumenta la eficiencia, ya que los trabajadores pueden consultar su organigrama y determinar exactamente con quién hablar cuando se enfrenten a un problema determinado.

Además, si el organigrama de su empresa está bien estructurado, sus empleados ya sabrán no solo el nombre de la persona adecuada a consultar, sino también el puesto que ocupan y las responsabilidades que supervisan.

Incrementar la eficiencia operativa

Otro beneficio de crear y mantener un organigrama para pequeñas empresas es que, al hacerlo, puede examinar la estructura actual de su empresa y descubrir formas potenciales de mejorarla.

¿Son ciertos empleados responsables de demasiadas tareas y otros muy pocas? ¿Existe una superposición innecesaria entre trabajadores individuales? ¿Hay deberes que se pasan por alto? ¿Debería reorganizarse para satisfacer esas necesidades, contratar trabajadores adicionales o posiblemente incluso subcontratar estas asignaciones?

Es posible que descubra que puede utilizar mejor a los trabajadores que ya tiene y, por lo tanto, aumentar la productividad.

Un organigrama empresarial también puede mejorar la comunicación interfuncional en toda su empresa, lo que conduce a una gestión de proyectos más eficaz.

Es más fácil realizar tareas que involucran a varios trabajadores o equipos cuando la estructura de informes es clara y todos saben con quién hablar sobre qué.

Demuestre el éxito actual

Incluso si piensa que su empresa no se beneficiaría de un organigrama, es posible que los prestamistas potenciales quieran ver uno cuando solicite financiamiento.

Al igual que en un plan de negocios, los bancos, las instituciones como la SBA y los inversores potenciales quieren tener la seguridad de que ha considerado cuidadosamente la estructura de su negocio, ya que dicha preparación suele ser un indicador de éxito futuro.

Como profesionales financieros, también querrán asegurarse de que el método de organización empresarial que ha elegido sea uno que, en su opinión, tenga posibilidades de prosperar, de modo que pueda devolver su préstamo comercial potencial a tiempo.

Facilitar la planificación futura

Finalmente, un organigrama de pequeñas empresas puede ayudarlo a prepararse para la evolución y expansión de su negocio.

En este sentido, le recomendamos que cree dos versiones de su organigrama: una que refleje la estructura actual de su empresa y otra que muestre sus objetivos de crecimiento.

Incluso podría considerar gráficos adicionales que indiquen cómo podría reorganizarse en caso de que se produzcan cambios inesperados, como reducciones en la financiación o la salida repentina de un empleado clave.

El segundo organigrama de su empresa, por supuesto, tendrá muchos espacios en blanco, espacio para todos los puestos que le gustaría ocupar en el futuro a medida que implemente sus estrategias de crecimiento empresarial.

De esta manera, puede usar su gráfico para encontrar posibles huecos que existan en su personal actual, y tendrá una hoja de ruta incorporada para futuras contrataciones.

Palabras finales

Al final del día, tomarse el tiempo para planificar y crear un organigrama empresarial puede ser extremadamente beneficioso para su pequeña empresa, ahora y en el futuro.

Ya sea que desarrolle este diagrama usted mismo o trabaje con su equipo para hacerlo, puede seguir nuestros cuatro sencillos pasos para completar el proceso con relativa rapidez y facilidad.

Además, si ya utiliza un software de nómina o recursos humanos, puede verificar si su plataforma ya incluye un creador de organigramas.

Si no es así, puede optar por utilizar una de las plantillas que hemos analizado aquí.

Por otro lado, si no tiene un software de RR.HH. o nómina, podría considerar explorar algunas de las principales opciones que existen (Gusto, Zenefits, etc.) ya que cualquiera de estas soluciones no solo le permitirá crear un pequeño organigrama empresarial, sino que también lo ayudará de manera eficiente y efectiva a una parte importante de sus operaciones diarias.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *